Autorica: Ana Đokić, Education coordinator, Represent System
Organizacija kao pojam predstavlja vrlo složenu aktivnost i zahteva veliku količinu planiranja, sastanaka, definisanja i detaljnog proveravanja planova, iznova i iznova. Sve to ume da bude zakomplikovano ukoliko se neki od činilaca organizacije ne složi sa navedenim i isplaniranim ili se dogodi neka nepredviđena aktivnost.
Sve organizacije su različite, ali i jako slične. Ova rečenica ne govori baš mnogo, a zapravo odaje velike tajne organizacije. U pitanju je širok spektar aktivnosti koje se u različitim branšama primenjuju, samo modifikovane u zavisnosti od cilja organizacije.
Bilo da organizujete venčanje, neki specijalni događaj, korporativnu svečanost ili edukativne programe, sistem je isti. Morate dobro raščlaniti šta to čini i dovodi do finalnog cilja/proizvoda. Nakon što sve detaljno raščlanite, krećete da se bavite svakim delom pojedinačno. Odnosno, organizujete ga. Tu je mnoštvo sastanaka, dogovora i pregovora sa različitim saradnicima i klijentima. Taj dogovor morate oblikovati u dobar proizvod koji ćete iskoristiti dogovorenog dana u određeno vreme i na predviđenom mestu.
U većini slučajeva dobru ogranizaciju odlikuje dobar plan i usklađivanje svih delova i aktivnosti.
Kod organizacije venčanja, morate se dobro pobrinuti da ste na sve delove mislili, od dekoracije, preko fotografa, torte, odela i venčanice, do matičara, benda i prostora za venčanje. Kada uputite mladence na sve entitete, zadatak je da sa njima prođete da li je sve definisano i na koji način. Definisaćete vremena aktivnosti i na taj način imati kompletan plan koji su mladenci prethodno dogovorili.
Što se tiče organizacije edukacija, slična je stvar. Postoje polaznici razlitih škola i treninga koje morate na prvom mestu pronaći, a zatim ih adekvatno uputiti u rezultat koji će dobiti pohađanjem edukativnog programa. Nakon toga, ostaje da iskomunicirate sa predavačima i detaljno utvrdite njihov plan i program, uputite ih u datume i lokaciju održavanja predavanja.
Kada se ovako objasne dve suštinski različite organizacije, deluju jednostavno i brzo za ostvariti. Međutim, iza svake dobre organizacije i plana, stoji velika količina vremena uložena da sve funkcioniše u dogovoreno vreme i na dogovorenom mestu.
Celokupna organizacija se svodi na veštinu dobrog komuniciranja i planiranja, kao i pravog reagovanja na napredviđene aktivnosti koje mogu da nestanu u nekom trenutku.
Interesantna tema koja se upravo nametnula je regovanje u nepredviđenim i neisplaniranim situacijama. Šta raditi kada „iskrsne“ nešto? Tada je potrebno da budete dovitljivi i da se poslužite najlogičnijim mogućim rešenjem. Možda finalni proizvod neće biti kao što ste planirali, ali će svakako dovesti do realizacije. Ono što je bitno da vam bude na pameti, jeste da samo vi znate šta ste dogovorili i na koji način.
To što možda nije ta tema na predavanju bila, a dogovorena je, osnov je za ljutnju polaznika. Međutim, šta ako se ta tema nije jednostavno nametnula, a druga, koju smo obradili je bila mnogo korisnija i praktičnija za polaznike. Šta se dešava kada matičarka kasni, a gosti su već spremni za ceremoniju građanskog venčanja? Onda, jednostavno, rešite da im iznenada date animaciju u vidu nekog interesantnog penušavog vina sa jagodom ili muzički blok koji će ih razgaliti.
Za sve postoji rešenje, samo je pitanje koliko ste dovitljivi i snalažljivi u trenutku. No, nemojte očajavati, postoje situacije u kojima vam ništa od navedenog neće pomoći i desiće se fijasko. Svima se dešava, ništa nije strašno i na takvim greškama treba najviše da naučite.
Do većine problema uglavnom dolazi kada je prisutan stres i kada ljudi ne znaju da se sa tim pritiskom nose. Nezgodna je situacija kada vas savlada trema, ali ona neprijatna, ne pozitivna koja vam daje „vetar u leđa“. Onda se često dešava da se greši, ishitreno reaguje ili pogrešno zaključuje. U tom slučaju je potrebno hladne glave sesti i definisati šta je to najgore što može da se desi. To će vam svakako pomoći da shvatite kako ništa nije pogubno po vaš život i posao. Sve se može rešiti.
