Drugi jezik na kojem je dostupan ovaj članak: English
Piše: Hrvoje Markešić, Event Director u agenciji za odnose s javnošću Komunikacijski laboratorij
Organizacija događaja jedan je od najstresnijih dijelova odnosa s javnošću. To je posao koji zahtjeva visoku razinu koncentriranosti, sposobnost multitaskinga i fokus na detalje koji stvaraju razliku između dobrog i vrhunskog događaja. Upravo zbog složenosti ovog posla, važno je klijentu maksimalno olakšati proces – od početne faze planiranja do same realizacije.
Sve počinje dobrim briefom
Svaki zajednički ulazak klijenta i agencije u proces organizacije događaja zahtjeva određeni niz aktivnosti s obje strane, a sve kreće s dobrim briefom i unaprijed definiranim ciljevima koji se žele postići. Ukoliko je klijent taj koji pokreće proces organizacije događaja, trebao bi dobro znati što želi postići, koje ciljeve događaj treba ostvariti i što konkretnije prenijeti agenciji svoju ideju. Dobar brief omogućava agenciji razumijevanje svog zadatka u potpunosti. Dakle, vrlo je jednostavno – što je bolji brief klijenta, to će agencija isporučiti bolju ideju.
Karakteristike kvalitetnog organizatora događaja
U fazi planiranja projekta, važno je da organizator događaja klijentu pokaže svu svoju ekspertizu i stručnost u obavljanju dogovorenog posla. To je prioritet bilo da se radi o novom ili stalnom klijentu. Jednom kad se izgradi, povjerenje klijenta u agenciju ne smije se ničime narušiti. Od samog početka projekta, klijent se mora osjećati apsolutno siguran da će agencija, odnosno voditelj projekta, posao izvršiti odgovorno, stručno, detaljno i precizno. Agencija mora razmišljati kako integrirati događaj odgovarajućim komunikacijskim kanalima i alatima i time ostvariti dodatnu vrijednost uz ono što je dogovoreno. Taj korak više znak je da agencija razmišlja proaktivno i da ne želi samo odraditi posao već i dati jednu dodatnu nijansu koja će događaj istaknuti od ostalih.
Kako olakšati klijentu?
Postoji niz alata koji se koristi u procesu organizacije događaja s ciljem kvalitetne isporuke usluge i olakšavanja procesa:
- Redoviti sastanci i izvještavanje o napretku projekta. Važno je uvijek biti spreman na „plan B“ i imati drugu opciju ukoliko dobavljač ne isporuči dogovoreno ili klijent promijeni mišljenje.
- Detaljan terminski plan po kojem klijent može pratiti sve faze projekta i sve što je izvršeno i što nije. U terminskom planu navedena su i stavke za koje je odgovoran klijent kako bi na vrijeme znao u kojem će se trenu nešto više morati uključiti u proces
- Detaljan troškovnik cijelog događaja
- Sastavljanje liste stavki koje klijent treba potvrditi u određenim vremenskim okvirima kako bi cijeli proces glatko funkcionirao
- Isporuka vizualnih rješenja kako bi klijent imao uvid u to kako će izgledati finalni proizvod
- Briefing ključnih osoba u projektu. Poželjno je da klijent bude prisutan na takvim sastancima kako se ne bi izostavile ključne informacije koje moraju biti iskomunicirane
- Izvještaj o troškovima projekta
- Završni izvještaj nakon događaja iz kojeg je vidljivo je li cilj ostvaren
Odgovornost s obje strane
I dok agencija ima glavni zadatak i odgovornost za isporuku vrhunskog događaja, klijent ima obavezu agenciji isporučiti točne i pravodobne informacije. Nužne stvari koje klijent treba odobriti su:
- Potvrda kreativne ideje/koncepta, troškovnika i scenarija događaja
- Sudjelovanje u kreiranju baze uzvanika
- Briefing s moderatorom događanja, fotografima, snimateljima
- Redoviti sastanci s agencijom
Partnerski odnos i feedback kao ključ uspjeha
Imajući ovakav pristup na umu agencija će, zajedno s klijentom, organizirati događaj koji će ostvariti dobar rezultat i unaprijed utvrđene ciljeve. Partnerski odnos klijenta i agencije formula je za uspjeh, a po završetku projekta ne smijemo zaboraviti i na povratnu informaciju. Baš kao što je kvalitetan brief idealan početak, tako je kvalitetan feedback idealan kraj svake suradnje, barem što se tog projekta tiče. Poželjno je kad bi klijent što konkretnije objasnio s čim je bio, a s čim nije bio zadovoljan kako bi agencija još bolje shvatila njegove potrebe i tijekom iduće suradnje još bolje provela projekt. Povratnom informacijom agencija uči, napreduje i raste, a klijent dobiva još kvalitetniju suradnju tijekom organizacije idućeg događaja o kojem će još dugo pričati.