Razgovarao: Ekrem Dupanović
Foto: Godišnji Chivas event za partnere, medije i poznate osobe
Često na portalu pišemo o različitim eventima, njihovom sadržaju, gostima, uspjesima… Vrlo rijetko o event managementu, nekim malim tajnama dobre organizacije i ljudima koji sedmicama naporno rade da bi klijent, domaćin eventa, zablistao pred svojim gostima.
Danas je subota. Da li imate pozivnicu za večeras, ili ste još uvijek pod utiskom eventa sa kojeg ste se sinoć kasno vratili? Subota je odličan dan da razgovaramo o event managementu. Naš sagovornik je Hrvoje Markešić, vođa projekata u zagrebačkoj agenciji Abrakadabra, čovjek koji u svom portfoliu ima preko sto uspješnih evenata.
Devet godina ste u event industriji. Za to se vrijeme promijenilo mnogo toga, od zahtjeva klijenata do tehnologija i organizacije. Kakva su vaša iskustva?
Najveću promjenu u industriji event managementa uzrokovalo je kontinuirano smanjenje marketinških budžeta uslijed ekonomske krize, što je naravno dovelo i do pada ulaganja u event management, kao jednu od logistički i cjenovno najkompleksnijih grana odnosa sa javnošću.
Poslovica „koliko para toliko muzike“ vrlo precizno opisuje dinamiku bavljenja ovim poslom. Određeni tipovi evenata koji su uključivali scenografski bogat zabavni program su gotovo nestali sa scene, a pojavili su se manji događaji i sadržajno usmjereniji prema krajnjim ciljanim skupinama. To znači da se i agencija morala uvelike prilagoditi tržištu, i klijentima nuditi manje, kreativnije događaje, koji su znatno više morali ostvarivati pozitivnu bilancu uloženo-dobiveno.
Organizacija evenata je jedan od najstresnijih poslova u komunikaciji. Kakvo će biti vrijeme? Hoće li doći svi koji su pozvani? Hoće li tehnika zakazati? Kako se vi borite sa stresom, imate li neki svoj recept?
Iskustvo je zasigurno jedan od najvećih recepata borbe protiv stresa. Nakon 100-tinjak organiziranih događaja jednostavno si savršeno svjestan na što možeš, a na što ne možeš utjecati. To znači da u samoj pripremnoj fazi projekta minimiziraš stavke na koje ne možeš ili je na njih teško utjecati.
Ako nešto nije dobro ispalo, vi ste kao organizator zadnji čovjek koji na to trebate ukazati jer većina to, vjerojatno, nije ni primijetila. Navedite nam barem jedan primjer kada ste prećutali nešto što je krenulo krivo.
Na sreću, nije bilo puno takvih primjera, ali naravno da se znalo dogoditi. Jedan od takvih primjera je zasigurno kada sam organizirao trodnevni međunarodni event za Duracell na Hvaru. Sastavni dio programa za novinare iz pet zemalja je bilo i natjecanje u utrkivanju glisera na daljinsko upravljanje. Pet glisera po timu trebalo je pokrenuti u isto vrijeme, kako bi najbrži pobijedio. No, glisere smo morali naručiti iz Austrije, a isporučeni su nam netom prije samog događanja kad smo shvatili da su svi daljinski upravljači na istoj frekvenciji te da svi pokreću sve glisere. Sukladno tome morali smo u hodu promijeniti pravila utrke tako da je svatko pojedinačno morao voziti predviđenu rutu, a pobjednik je bio onaj s najkraćim vremenom.
Proslava Dana Europe za predstavništvo Europske komisije je jedan od najsvježijih primjera uspješne organizacije. Predstavite nam ukratko ovo događanje i vaš udio u njemu.
Taj projekt predstavlja vrlo dragocjeno iskustvo jer se radi o tipu događaja koji obuhvaća gotovo sve aspekte organizacije projekta – od kreativnog prijedloga, scenarija cjelodnevnog događanja, oglašavanja i promidžbe događaja pa do samog izvršenja predloženog i prihvaćenog koncepta. Obilježavanje Dana Europe započelo je s formalnim djelom govora predstavnika Europske komisije u Republici Hrvatskoj i ostalih visokih dužnosnika, a nastavilo se s Europskim sajmom na kojemu je čak 26 izlagača predstavilo svoje programe i ostale zanimljivosti. Među izlagačima su bila i Veleposlanstva većine EU zemalja te Ministarstva i ostala državna tijela. U popodnevnim satima bio je upriličen gala domjenak za visoke dužnosnike Republike Hrvatske, a sam događaj završio je besplatnim koncertom Nene Belana za široku javnost. Montaža samog događaja trajala je puna dva dana, u čemu je sudjelovalo preko 50 osoba. Kako je sam događaj bio organiziran na otvorenom time je i kompleksnost organizacije bila na višoj razini. Naravno, na iznimno zadovoljstvo cijelog tima koji je radio na projektu, a i klijenta kao naručitelja projekta, sve je prošlo u najboljem redu.
Vidi se da dosta posvećujete pažnje izboru učesnika, posebno u umjetničkom dijelu programa. Imali ste široku paletu izvođača na raznim događajima. Klijenti su najčešće vrlo zahtjevni, kakva je situacija sa budžetiranjem?
Naravno. Koncept programa je ono što ostavlja utisak na uzvanike svakog događaja pa samim time će i naručitelj projekta svoje poruke lakše i kvalitetnije komunicirati svojim ciljanim skupinama ukoliko je program zanimljiv i stvara emotivne dojmove kod sudionike. Umjetnički dio programa kod organizacijske strane nam uvijek predstavlja najveći izazov jer moramo predložiti točno ono što izravno komunicira same vrijednosti projekta ili brenda. Živimo u maloj zemlji gdje je gotovo sve već viđeno pa je naša zadaća uvijek stvoriti nešto po čemu će se događaj izdići iznad ostalih. Tijekom svih ovih godina imali smo razne glumačke, muzičke i plesne točke koje su posebno osmišljene za pojedini događaj. Što se budžeta tiče, tu uvijek moramo od programa dobiti maksimalno od onog koliko imamo da taj program novčano pokrijemo.
U dva-tri sata, koliko najčešće traju eventi, ulažu se sedmice napornog umnog i fizičkog rada. Šta radite kada se sve završi, kada se adrenalin otopi? Odete na piće sa najbližim suradnicima ili imate neki drugi ispušni ventil?
U većini slučajeva, dobar san nakon projekta pomaže neutralizirati sav nagomilani umor, ali najčešće i najradije odem trčati oko jezera Jarun.
