Tri savjeta kako da poslovne sastanke učinite produktivnijima

Sastanci koliko god mogu biti produktivni nekada mogu biti upravo suprotno. Naravno, pitanje je samo pristupa i količine vremena provedene u sali za sastanke.

Nekim firmama sastanci su neka vrsta fetiša. Manično šalju mailove uposlenicima da HITNO! moraju doći u salu za sastanke, čak i za najmanju sitnicu, kako bi se zatim satima vijećalo o tome. Druge firme se trude broj sastanaka svesti na minimum i više vremena posvetiti konkretnom radu. Međutim, postoje i kompanije koje u potpunosti izbjegavaju bilo kakav vid sastančenja – što opet nije dobro niti produktivno.

Ipak, svi znamo da je vrijeme danas luksuz i rijetko ko sebi može priuštiti duge sastanke. Oni danas moraju biti kratki i efikasni (ali moraju postojati).

Evo tri savjeta kako da iskoristite maksimum iz tih sastanaka, uštedite vrijeme i riješite probleme:

1. Uključite štopericu – pola sata je sasvim dovoljno. Sastanci koji traju 90 minuta, pa čak i dva sata su stvar prošlosti. Sat vremena bi trebao da traje sastanak, najviše, iako je pola sata sasvim dovoljno, ukoliko ste se pripremili. Držite se rasporeda! Ne skačite sa teme na temu i ne pričajte o planovima koji još nisu ni finansirani. Idite korak po korak.
2. Odredite ko će da upravlja (ne kontroliše) sastankom. Ukoliko se unaprijed ne odredi osoba koja vodi računa da se svi drže iste teme, u sali za sastanke može nastati potpuni haos. Osoba koja vodi sastanak razgovor treba samo da usmjerava, a nikako da nameće određeni smijer.
3. Što manje ljudi na sastanku to bolje. Radi efikasnosti i vremena poslovni sastanci su uvijek bolji kada je manji broj ljudi prisutan. Jeff Bezos iz Amazona ima svoje pravilo koje naziva “pravilo dvije pizze: Nikada na sastanak ne zovite više ljudi nego što dvije pizze mogu nahraniti.” Neki menadžeri vjeruju da na sastanak moraju pozvati sve uposlenike i njihovu rodbinu. To najčešće znači da će uposlenici stajati sa strane i njemo posmatrati o čemu mala grupa ljudi u prvom redu govori, razmišljajući o tome šta je sve mogao završtiti umjesto što je sastančio (ili o tome šta će pojesti na pauzi za ručak). Kada organizujete sastanak ne brinite da li će neko biti povrijeđen ukoliko ga ne pozovete, svakako vjerovatno i ne želi prisustvovati.