Piše: Jovana Martinović, Consultant, KNF, an element of Alkemy
Globalna situacija koja je nastala usled pojave i širenja virusa Covid -19 uzdrmala je, a čini se da će tek uzdrmati, gotovo sve industrije širom sveta. Neke su pogođene već u prvom mahu, dok će druge naknadno osetiti posledice. Izvesno je da će svi sektori morati da ponovo procene svoje strategije i spremnost da odgovore krizama promenom biznis modela i odgovorajućim stepenom digitalne transformacije. Jedna od oblasti koja je pogođena jeste organizovanje događaja.
Organizovanje događaja bilo koje vrsta uključuje okupljanje manje ili veće grupe ljudi, što je zbog akuelne epidemiološke situacije nezamislivo. Podstaknute trenutnom situacijom i neizvesnošću koliko će kriza trajati, kompanije treba da razmišljaju kako da prevaziđu izazov u organizaciji događaja, a da ih ne otkazuju. Naravno, neće biti moguće za sve ali većinu događaja je oguće evoluirati i prilagoditi, pa time pokazati spremnost za promenu, sve vreme vodeći računa o potrebama tržišta i ciljne publike.
Organizovanje virtuelnih događaja je bilo aktuelno i pre pojave Covid- 19, ali se čini da su mu pribegavale kompanije koje su prepoznale prednosti onlajn sveta i one koje su zbog određenih organičenja bile primorane na to. Svakako, novonastala situacija će podstaknuti razne kompanije da razmišlaju u ovom pravcu.
Postoji veliki broj provajdera koji su specijalizovani za virtuelno organizovanja događaja. Neke od najpoznatijih su iz Amerike. Sve platforme su prilagođene za različite vrste korporativnih događaja u oblasti zapošljavanja, obrazovanja, različitih konferencija i sajmova u raznim sektorima. To nikako ne znači da druge oblasti nisu pogodne za organizaciju onlajn događaja, već samo da do sada nije bilo potrebe da menjaju svoje oflajn formule.
Moguće je organizovati jednodnevne ili višednevne događaje, sa neograničenim brojem učesnika.
Onlajn okruženje sadrži različite sobe uključujući info desk, lobi, auditorijume, prostor za networking, hol sa izlagačima i/ili sponzorima, štandove po narudžbini, dok je za celokupni prostor moguće uraditi brendiranje po želji organizatora.
Kako bi se na pravi način postavile sve mogućnosti ofline događaja, tako je i u virtuelnom svetu moguće da učesnici na događaju komuniciraju direktno jedan na jedan,odnosno da se organizuju manje grupe za pozive, webinare ili druge namene. Na drugoj strani, govornici mogu da drže radionice, predavanja ili govore uživo ili da prethodno snimljen materijal bude emitovan prema dogovorenoj agendi. Materijal je moguće preuzimati u odeljku posvećenom za to i nakon završetka događaja.
O prednostima organizovanja virtuelnih događaja će biti reči u nekom od narednih tekstova, ali se dve nameću kao najočiglednije u odnosu na oflajn događaje.
Merljivost je prva, jer je omogućeno merenje kvaliteta događaja, aktivnosti posetilaca, efektivnosti različitih sesija i govora, engagement publike i svih aktivnosti koje su moguće na platformi.
Na drugoj strani, organizovanje događaja koje ne uključuje putovanje ljudi i sve neophodne pripreme, itekako pozitivno utiče na zaštitu životne sredine i smanjenju emisiju štetnih gasova u trenutku kada je impreativ starati se o planeti Zemlji. Sve to pozitivno uče na brend identitet kompanije koja vodi računa o društvenoj odgovornosti.
Isplativnost je treća dobra strana. Pored štednje na putnim troškovima, fizička gradnja štandova se izbegava, a samim tim i troškovi za taj dio posla. Proizvodnja digitalni sadržaja može koštati više, ali neki od njih bi bili proizvedeni i za oflajn događaje, a mogu se koristiti i nezavisno od online događaja. Zato, ukupna ušteda nije sporna.
Sa pravim i kvalifikovanim timom, svaki oflajn događaj je moguće preneti u onlajn svet koji će na pravi način zadovoljiti sve potrebe organizatora i publike, uprkos promeni okruženja. Zato je pored tehnološkog partnera, važno imati inovativnu agenciju koja će na pravi način osmisliti sve elemente korisničkog iskustva posetilaca događaja pre, tokom i posle samog događaja. Kao i svemu drugom, prvi koraci su odlučujući. Odvažite se, budite pionir u organizaciji onlajn događaja u svojoj oblasti!
